Criterios de Terminación-Condiciones Económicas y Equipo de Trabajo

Criterios de Terminación

El Cierre de los Proyectos

        El valor de realizar una terminación de proyecto adecuada es el aprovechamiento de toda la información y la experiencia adquirida durante el proyecto. Si el cierre se lleva a cabo y el equipo se disuelve inmediatamente, no se tendrá la oportunidad de hacer evaluaciones del personal, obtener los aprendizajes claves que garanticen que los aportes correspondientes sean transferidos para otros proyectos. Por supuesto, un proyecto puede terminar sin éxito también. Incluso en este caso, las enseñanzas son también importantes para el equipo.

El cierre incorrecto de un proyecto concluido hace perder muchas oportunidades que serían útiles para proyectos futuros y a su vez trae consigo riesgos, normalmente asociados con cierre incompleto de contratos y manejo de aspectos legales sin el rigor requerido, y que pueden resultar en un fuerte impacto negativo para la organización que ejecuta el proyecto. Un cierre inadecuado dará lugar además, a implicaciones que pueden afectar la estrategia corporativa de la empresa.

Ciclos de vida del proyecto.

          El ciclo de vida de un proyecto incluye por lo general, distintas fases bien definidas que tendrán diferentes nombres, según el tipo de proyecto, pero que en el fondo son similares para la mayoría de las diferentes tipos de industria. La fase final de todo proyecto es el cierre y parecería que es una etapa sencilla, pero desafortunadamente es la etapa más descuidada de todas, por lo que la mayoría de los proyectos se cierran mal.

Es típico ver como el equipo del proyecto con su gerente al frente, es transferido por necesidad a otro proyecto que se está iniciando, sin haber cubierto los procedimientos mínimos de cierre. Muchos son los proyectos que terminan sin nunca alcanzar el 100% de avance.

Además de las fases del ciclo de vida de los proyectos, existen fases o procesos correspondientes a la gestión del proyecto.

Los procesos de gestión del proyecto que corresponden a las nueve áreas de conocimiento se combinan en cinco grupos principales: inicio, planificación, ejecución, control y cierre. Estos grupos de procesos se pueden repetir y solapar a lo largo del proyecto, según las circunstancias particulares de la organización y la dinámica y objetivos del proyecto. Los procesos de cierre están presentes a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto y son necesarios cada vez que finaliza una etapa o fase.

En TI, la conclusión de la fase alfa de diseño de un software (first build) puede requerir un cierre. En un laboratorio farmacéutico el inicio de la segunda fase de pruebas clínicas de una nueva medicina en desarrollo, solamente será autorizado después de la evaluación de los resultados clínicos de la primera fase. En muchos casos el pase de una etapa a la otra, da lugar a una evaluación del proyecto (financiera, marketing, técnica, etc...), para autorizar si se debe o no proseguir con el proyecto.

Hay que distinguir también la diferencia entre el ciclo de vida del proyecto y el ciclo de vida del producto del proyecto. Aclaremos que un proyecto tiene como objetivo realizar un producto. Los productos siguen un ritmo de ventas variable con el tiempo, y pasan por cuatro fases: introducción, crecimiento, madurez y declive. Los productos no generan un volumen máximo de ventas inmediatamente después de introducirse en el mercado, ni mantienen su crecimiento indefinidamente. El concepto de ciclo de vida de un producto es una herramienta de marketing. Las condiciones bajo las que un producto se vende cambian a lo largo del tiempo; así, las ventas varían y las estrategias de precio, distribución, promoción, etc., deben ajustarse teniendo en cuenta el momento o fase del ciclo de vida en que se encuentra el producto.

Fase de Cierre del Proyecto

                    El cierre de proyectos es en sí un conjunto de procesos, como lo es el inicio, la planificación, la ejecución o el control. Según el PMBOK© el cierre de proyectos incluye dos procesos:

• Cerrar el Proyecto o la Fase del Proyecto.

• Cerrar las Adquisiciones.

El primer proceso es parte del área de Integración mientras que el segundo es parte de Adquisiciones. Estos procesos son aplicables a todas las actividades de cierre que pueden ocurrir repetidamente en diferentes etapas de un proyecto.

Pero el cierre más importante y a su vez el más descuidado de las etapas de un proyecto, corresponde a su finalización y tiene lugar en la etapa final de su ciclo de vida. Al cierre del proyecto, el director del proyecto revisará toda la información anterior procedente de los cierres de las fases previas para asegurarse de que todo el trabajo del proyecto está completo y que el proyecto ha alcanzado sus objetivos.

Aun cuando el cierre de proyectos requiere de dos procesos estandarizados y es la fase más sencilla, las actividades que se deben realizar tienen una complejidad muy particular y a veces no tienen el apoyo del equipo, entre otras razones, porque la parte creativa del proyecto ya ha concluido. La lista de actividades que se indica más abajo, sería aplicable en aquellos proyectos donde existe claramente un cliente externo a la empresa que ejecuta el proyecto. Si el proyecto es realizado para una organización interna, como sería el desarrollo de un nuevo producto a ser entregado al departamento de manufactura, la parte contractual y legal no aplicarían.

Condiciones económicas 

Elementos claves en el estudio económico de un proyecto

          Una de las fases más importantes antes de comenzar cualquier proyecto, con independencia de cuáles sean sus características, es realizar un estudio de viabilidad, con el propósito de analizar si su puesta en marcha es factible o no. Sin embargo, la eficacia del estudio dependerá de si se han tenido en cuenta todos los factores que intervienen en el proceso y que pueden suponer un grave riesgo para el éxito del mismo. La puesta en marcha de cualquier proyecto debe ir precedida de un análisis exhaustivo de:

• El entorno en el que se  asienta la empresa, a fin de conocer su situación.
• El mercado al que se dirige, para conocer sus características concretas.
• Las características técnicas que hacen falta para llevarlo a cabo.
• Los recursos administrativos que hay que tener presente para su puesta en marcha.
• Los requisitos legales que hay que cumplir para que el proyecto se ejecute.
• Loa gastos económicos que conlleva poner en funcionamiento el proyecto.

El estudio económico del proyecto es, por tanto, uno de los pasos claves para identificar la viabilidad de un proyecto, pero no es el único. Un estudio que sólo se base en el aspecto económico, será incompleto y por tanto, su viabilidad no será fiable.

Elementos claves del estudio económico

El fin último de este estudio es analizar las necesidades de tipo económico y financiero que precisa la puesta en marcha del proyecto, con el propósito de ayudará a valorar si es rentable, o no, emprender el nuevo proyecto. Se trata, pues, de conocer:

• La inversión económica necesaria y cómo se va a financiar.
• Estimar los costos y gastos que va a suponer la puesta en marcha del proyecto
• Valorar los posibles ingresos para realizar un cálculo aproximado de los beneficios que puede dar el proyecto.

Por lo tanto, para realizar este estudio económico, es preciso estructurarlo atendiendo a estos cuatro elementos:

1. Las inversiones

           En todo proyecto existen tres tipos de inversiones, cuya suma proporcionará el total de inversiones necesario para poner en marcha el proyecto.

• Inversiones en Activos fijos. Son aquellas destinadas a recursos de tipo tangible, como la maquinaria o el mobiliario preciso, o intangible, es decir, que no se pueden “tocar”, como los estudios, las relaciones con los proveedores, derechos y permisos.
• Inversiones en Capital de trabajo o activos circulantes.  Se trata de determinar los recursos necesarios para poner en funcionamiento el proyecto (materias primas, mano de obra, etc.). Para calcular este capital de trabajo, es preciso restar a los activos corrientes que ya posee la empresa para poner en marcha el proyecto (capital disponible en efectivo o no, materias primas, repuestos y productos),  los pasivos o deudas por pagar a proveedores. También hay que tener en cuenta cuales son las fuentes de financiación del proyecto y en qué medida lo van a financiar, si se posee capital, existen inversores, se va a pedir un crédito a los bancos o si la financiación va a ser mixta, combinando dos o más fuentes de financiación.
• Gastos previos preoperatorios, es decir, aquellos destinados a la realización de estudios, captación de capital, y la realización de diseños y planes, previos a la puesta en marcha del proyecto.

Es conveniente realizar un calendario de inversiones para llevar un control de las mismas durante la evaluación del proyecto

 2. Los gastos totales

Son los gastos totales que va a suponer el proyecto. Para obtener este resultado es preciso analizar:

• Los gastos de  administración y ventas, donde se engloban los gastos derivados de la remuneración del personal, depreciaciones, etc.
• Los gastos  financieros, aquellos gastos correspondientes a los intereses de las obligaciones financieras.
• Los gastos de fabricación y comercialización, serían aquellos gastos derivados de facturas de luz, combustibles, impuestos, repuestos, etc.

3. Los costos

Se trata de los costos de producción, dentro de los que se encuentran las materias primas, materiales y recursos necesarios para crear el producto o dar el servicio. Estos costos se pueden clasificar en función de su valor,  como variables o fijos.

 4. Ingresos

Por otro lado, en el estudio económico, además de los gastos, hay que realizar una valoración del dinero que se estima se puede recaudar gracias a la venta del producto o servicio realizado y de otros tipos de ingresos que puedan beneficiar la rentabilidad del proyecto.

Equipo de Trabajo 

             El equipo del proyecto normalmente está compuesto por el director del mismo y los miembros involucrados en su realización a lo largo de todo su ciclo de vida, realizando un trabajo conjunto para lograr los objetivos, formen o no parte del equipo de dirección del proyecto.

Los miembros del equipo pueden poseer habilidades específicas o proceder de grupos diversos, pero el trabajo dentro del proyecto es en conjunto del equipo del proyecto. El director del proyecto es  el líder del equipo, independientemente de la autoridad que posea según el modelo de gobernabilidad del proyecto que se haya establecido.

Algunos roles dentro del equipo de trabajo son:

• ·         Personal de dirección de proyecto: puede ser realizado o apoyado por una oficina de dirección de proyectos (PMO).
• ·         Personal del proyecto: trabajan en crear los entregables del proyecto.
• ·         Expertos de apoyo: realizan actividades requeridas para desarrollar o ejecutar el plan para la dirección del proyecto. Dependiendo de la complejidad de éste, pueden trabajar a tiempo completo o cuando sus habilidades sean requeridas.
• ·         Representantes del usuario o del cliente: pueden designarse como representantes o enlaces para asesorar sobre los requisitos, ver la aceptabilidad y viabilidad de los resultados del proyecto y asegurar la coordinación adecuada.
•     Proveedores: vendedores, suplidores o contratistas. Aportan componentes o servicios necesarios para el proyecto. Pueden llegar a desempeñar un rol significativo dentro del proyecto, dependiendo de su compromiso con el riesgo asociado a la entrega de los resultados.
• ·         Miembros de empresas asociadas: para garantizar una coordinación adecuada.Socios empresariales: compañía externa, pero con una relación especial con la empresa, usualmente mediante certificación. Suelen aportar experiencia o habilidades específicas.

Composición de los Equipos de Proyecto:

Varía según la cultura de la organización, el alcance y la ubicación. Del mismo modo, la relación entre el director del proyecto y el resto del equipo también varía según la autoridad que posea el primero sobre los demás (si es contratado a tiempo parcial o si es un gerente de línea del equipo, por poner dos ejemplos).

Aunque pueden existir modelos más complejos, los dos modelos básicos de dedicación del equipo del proyecto son:

·         Dedicado: todos los miembros o una proporción importante de estos trabajan a tiempo completo en el proyecto. Pueden estar ubicados en un mismo lugar o comunicarse por medios virtuales, pero siempre reportan al director del proyecto. Por ello, esta es la composición más sencilla para éste último, ya que las líneas de autoridad son claras y todos los miembros del equipo pueden concentrarse en objetivos. Son comunes en las organizaciones orientadas a proyectos (ver entrada sobre estructuras de la organización).

·         Tiempo Parcial: si el proyecto es establecido como trabajo adicional y temporal. Aquí todos los miembros del equipo, incluyendo al director, siguen ubicados en sus organizaciones y cumpliendo sus funciones usuales. Los gerentes funcionales son los que mantienen el control sobre el resto del equipo y los recursos asignados al proyecto. Los miembros del equipo a tiempo parcial pueden dedicarse a más de un proyecto por vez. Son comunes en organizaciones funcionales, mientras que las matriciales emplean ambos según se requiera (ver entrada sobre estructuras de la organización).